Umlaufbeschluss im Pfarrgemeinderat

Umlaufabstimmungen sind ein anspruchsvoller Entscheidungsvorgang. Voraussetzung für eine solche Abstimmung am Umlaufweg ist, dass das zu entscheidende Thema „ausdiskutiert“ ist. Das bedeutet, dass alle an der Entscheidung Beteiligten ein genaues Bild davon haben, worüber abgestimmt wird und auch die Gelegenheit hatten, ihre Meinung dazu mit allen anderen zu teilen. Hier lesen Sie, für welche Themen und Situationen Umlaufabstimmungen geeignet sind und was bei Ihrer Durchführung zu beachten ist.

Eine Umlaufabstimmung eignet sich für diese Situation: Über ein Thema wurde informiert, es gab eine Diskussion. Die formelle Abstimmung wurde auf den Termin der nächsten Sitzung festgelegt. Bis dahin erstellt die Pfarrgemeinderatsleitung einen Beschlusstext. Diese Sitzung kann nun z.B. auf Grund von Ausgangsbeschränkungen in der Zeit einer Pandemie wie der Corona-Situation im Jahr 2020 nicht physisch stattfinden.

Wenn Information und Diskussion noch nicht erfolgt sind, und die Einberufung einer analogen Sitzung nicht möglich ist, kann die Sitzung als Videokonferenz abgehalten werden. Wenn auch das nicht möglich ist, werden die Mitglieder des Pfarrgemeinderates über das Thema informiert. (E-Mail, Chat auf MS Teams, etc.) Es gibt ausreichend Zeit und Gelegenheit zur Nachfrage und zur Mitteilung eigener Argumente und der eigenen Meinung an alle Mitglieder des Pfarrgemeinderates bis zu einem genannten Zeitpunkt. Wenn ein Mitglied des Pfarrgemeinderates nur telefonisch erreicht werden kann, dann werden die Diskussionsbeiträge dieser Person in einem Telefongespräch erfragt und in einem E-mail zusammengefasst. Auf Grund dieser Beiträge verfasst die Pfarrgemeinderatsleitung einen Beschlusstext. Dieser Text kommt mit einem E-Mail oder in einem Chat zur Abstimmung:

Formal bedarf es dazu eines eindeutigen, schriftlich fixierten Antrags, zu dem die Abstimmenden „Ja, ich stimme dem zu“ oder „Nein, ich stimme dem nicht zu“ sagen können.
Es muss vor der Abstimmung feststehen, bis wann abgestimmt werden kann und wie die Stimmen einzubringen sind (z.B. per E-mail an die Pfarradresse, etc.).
Aus den Stimmen muss der Wille der Abstimmenden eindeutig hervorgehen und sie dürfen keine Bedingungen (z.B. „Ich stimme zu, wenn …“) oder Einschränkungen (z.B.: „Grundsätzlich stimme ich zu, aber …“) enthalten. Enthalten Antworten solche Ergänzungen, können sie nicht als Zustimmung gezählt werden.
Das Ergebnis der Abstimmung muss den Abstimmenden nach Auszählung mitgeteilt und in einem Protokoll festgehalten werden, das mit den anderen PGR-Protokollen verwahrt wird. Darin ist die Frage festzuhalten, wer eine Stimme abgegeben hat, wie entschieden wurde und wie die Stimmenverteilung bei der Entscheidung war.
Bei Personalia oder wenn ein Mitglied eine geheime Abstimmung verlangt, ist das durch Abgabe der Stimme durch Ankreuzen auf vorgefertigten Stimmzetteln mittels Briefwahl möglich.

Christoph Lauermann, Beate Schlager-Stemmer, 12. November 2020

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